Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchuG)

Wesentliche Inhalte HinSchuG

• Inkrafttreten: 2.7.2023 für Unternehmen > 250 Mitarbeiter; ab 17.12.2023 für Unternehmen > 50 Mitarbeiter
• durch die Einrichtung interner und externer Meldestellen sollen Hinweisgeber die Möglichkeit erhalten, auf Missstände und Gesetzesverstöße hinzuweisen
• Schutz der hinweisgebenden Person gegen Repressalien aufgrund der Meldung
• Hinweisgeber sollen die Meldung bei einer internen Meldestelle bevorzugen, wenn „intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann“ und keine Repressalien befürchtet werden
• Bußgeld in Fällen, dass eine Meldung behindert oder Repressalien ergriffen werden, bis zu 50.000 Euro (in Verbindung mit OWiG bis zu 500.000 €)

Umsetzung der Anforderungen laut HinSchuG

• Implementierung einer internen Meldestelle (Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden: eigene interne Meldestelle; Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden können eine „gemeinsame Meldestelle“ betreiben;
  in beiden Fällen kann ein „Dritter“ mit der Aufgabe einer internen Meldestelle beauftragt werden)
• Bestätigung des Eingangs von Hinweisen ist innerhalb von 7 Tagen
• Information des Hinweisgebers innerhalb von 3 Monaten über die getroffenen Maßnahmen
• Sicherstellung, dass die Identität des Hinweisgebers nur den Personen bekannt ist, die im Unternehmen zur Bearbeitung der Hinweise bestimmt wurden (bei der Einrichtung einer internen E-Mailadresse zur Meldung von Hinweisen kann bspw. nicht gewährleistet werden, dass die IT-Abteilung die Mails mitliest)

Anforderungen an die „interne Meldestelle“ 

• Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden
  Meldungen haben; es muss sichergestellt werden, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die Identität der hinweisgebenden Person oder den Hinweis selbst haben
• interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen; mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein
• auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen
• Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder einer Person, die Gegenstand einer Meldung ist, sollen nur in Ausnahmefällen herausgegeben werden dürfen, etwa in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden

Anforderungen an die Person, die Hinweise entgegennimmt

• die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen muss bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein
• neben der Tätigkeit für die interne Meldestelle können andere Aufgaben und Pflichten wahrgenommen werden; aber ohne Interessenkonflikte
• das Unternehmen ist verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen, Erfahrungen in der Gesprächsführung mit hinweisgebenden Personen sowie Erfahrungen mit der Bewertung der Glaubhaftigkeit und Glaubwürdigkeit des Hinweises bzw. der hinweisgebenden Person)
• Einsatz einer erfahrenen externe Ombudsperson für die Entgegennahme und der ersten Bearbeitung von eingehenden Hinweisen oft effizienter als eine interne Lösung auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen
• Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder einer Person, die Gegenstand einer Meldung ist, sollen nur in Ausnahmefällen herausgegeben werden dürfen, etwa in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden

Die DACO Leipzig GmbH übernimmt gerne folgende Aufgaben einer Hinweisgeberstelle für Unternehmen/ Institutionen
Im Detail handelt es sich hierbei um:

• Sicherstellen der Kommunikation mit der hinweisgebenden Person – in Textfom, mündlich/ telefonisch sowie per Video-Call oder persönlich vor Ort
• Versand der Eingangsbestätigung zur Meldung an die hinweisgebenden Person innerhalb von sieben Tagen
• Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchuG fällt
• Prüfung des Hinweises auf Plausibilität und Stichhaltigkeit
• Recherche, ob weitere Gesellschaften und Geschäftspartner betroffen sind
• Information der zuständigen Stellen innerhalb des Unternehmens über den Hinweis unter Berücksichtigung der Vertraulichkeit
• Klärung des Sachverhalts/ Durchführung von Interviews, ggf. unter Einbeziehung interner Stellen
• Sicherstellen des Kontakts zur hinweisgebenden Person während des gesamten Verfahrens; ggf. auch zum Erlangen weiterer Informationen
• Erarbeitung eines Vorschlags zur weiteren Vorgehensweise
• Einleitung angemessener Abhilfemaßnahmen in Abstimmung mit dem Verantwortlichen und Nachverfolgung deren Umsetzung
• Rückmeldung an die hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung;
  Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese, unter Berücksichtigung, dass dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden
• Dokumentation des Verfahrens + Einhaltung vorgegebener Löschfristen

Link zu „Dateschutzrechtliche Informationen zur externen Betreuung einer internen Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz durch die DACO Leipzig GmbH“
DACO_Datenschutz_Info_Hinweisgeberstelle